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学会運営のスペシャリスト学会運営サポート

どうして旅行会社が、
学会運営のサポート?

TRiP-Aを運営するアートツーリストは、大学の街京都で長年研究者の皆様の旅行手配をしている会社です。きっかけは、国際会議のホストになられたお客様から「ゲストスピーカーのために来日用の航空券や宿泊先を手配してほしい」とご依頼いただいたこと。
実は、旅行業で培った当社の「手配力」や「企画力」は学会運営とも相性抜群! 今では、MICE助成金の申請支援から当日会場での運営支援まで、トータルなサポートで高い評価を頂いています。

選ばれる3つの理由

  • 学会参加登録を
    システム化

    当社オリジナルの学会参加登録システム「Web-Register」で、参加者登録や参加費のクレジットカード払い、演題投稿をシステム化。学会運営の業務負担を格段に軽減することができます。

  • 必要な手配を
    一元管理

    航空券やホテルなどの旅行手配はもちろん、食事や交流イベント、オリジナルグッズの制作など、必要な手配をまとめて一元管理。変更や経理処理もワンストップで実現します。

  • 行き届いた
    ホスピタリティ

    世界中から集まる参加者にホスピタリティでお応えします。VIP対応や、ハラルフードなどの特別な食事手配もお任せください。お客様の立場・お気持ちに寄り添う手配を心がけています。

学会参加登録システム

研究者の声で生まれました

「Web-Register」は、お客様のご要望を受けて当社が独自開発した学会参加登録システムです。手間のかかる参加登録の受付から、参加費の集金(クレジットカード決済)、宿泊予約、演題投稿をWeb-Register1つで簡単に一元管理することができます。

高いカスタマイズ性

「参加登録と同時にエクスカーションの申込みも受け付けたい」「参加者への質問を追加したい」…Web-Registerなら主催者様のご要望に合わせたカスタマイズが可能(注)。自社内で構築しますのでスピーディに対応することができます。
※内容により対応不可もしくは有料となる場合があります。

「学会運営サポート」でできること

  • Web-Registerの利用

    参加登録/宿泊予約/参加費などの集金(クレジットカード払い可)
    領収書発行/演題投稿/査読

  • 招聘航空券手配

  • ホテル手配

  • 空港送迎手配
    (関西国際空港、伊丹空港)

  • エクスカーション
    (オプショナルツアー)手配

  • バンケット・お弁当・
    ケータリングの手配

  • 名札・カンファレンスバッグ・
    オリジナルグッズの制作

  • ポスターパネル・
    看板の設営

  • 当日会場への
    支援スタッフ派遣

  • 同時通訳の手配

  • 会議場・
    レセプション会場の手配

  • MICE助成金の
    申請補助

  • その他

※内容により対応不可もしくは有料となる場合があります。

過去の実績

学会・イベント名 参加人数 開催都市
日本霊長類学会(PSJ33) 200 福島
IAPWS2017 100 京都
APSCOM 100 京都
iPRES2017 200 京都
山田シンポジウム 120 東京
EMS36 200 滋賀
LEM21 250 広島
PCSJ2017 200 静岡
ICMOVPE 300 奈良
ITP2018 150 京都
PDS2018 200 京都
MIRAI セミナー 300 愛知
EMS-37 200 滋賀
IWN 1300 石川
PCSJ/IMPS 150 静岡
ISME XV 150 京都
IC2018 100 東京
APSEC2018 300 奈良
PGRP2019 NARA 100 奈良
ICLC-15 500 兵庫
ISZB2019 200 京都
EMS-38 200 奈良
APWS 350 沖縄
PCSJ/IMPS 150 静岡
アジア色彩学会(ACA2019) 200 愛知
HPLC2019 400 京都
EMS-39 300 オンライン
EMS-40 280 オンライン
Ap Biomech2021 400 オンライン

学会の様子

お客様の声

学会運営サポートをご利用いただいたお客様の声はこちらからご覧ください。

詳しく見る

Q&A

Q 01

代行集金した参加費はいつ返金してもらえますか

基本的には会議終了後に一括返金となりますが、
一部を先にご返金させていただくことも可能です。

Q 02

Web-Registerに登録された個人情報や演題情報はどうなりますか

会議終了後、主催者様のご了承をいただいたうえで
すべて破棄いたしますのでご安心ください。

Q 03

Web-Registerの利用料金の目安を教えてください

利用期間や機能の種類、参加者数により異なりますが、例えば 200 名様参加の会議で 6か月間参加登録機能をご利用いただいた場合、約40万円(税別)に別途カード決済手数料が必要となります。詳細はお問い合わせください。