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学会参加のための海外出張準備リスト

2024.05.24

海外出張

Contents

学会参加証明書や招待状	事前に印刷しておき、電子データも携帯します。
パスポートとビザ	パスポートの有効期限を確認し、必要なビザを取得します。パスポートの有効期限は、現地出国日まであればOKとしている国もありますが、6カ月以上の残存期間を求める国もありますので、有効期限が間際に迫っていないか、確認しておくと安心です。
クレジットカードと現金	現地での支払い手段として、クレジットカードや現地通貨を用意します。近年では、Apple PayやGoogle Payなどの電子決済サービスが利用できる国も増えてきています。
航空券と宿泊予約の確認書	印刷したものと電子データの両方を持参します。 TRiP-Aでご購入された航空券（eチケット控え）は、マイページから取得することができます。
研究発表資料	プレゼンテーションスライド、ポスター、ハンドアウトなどを準備し、USBメモリやクラウドストレージにもバックアップを保管します。

ノートPC/タブレットと充電器	必須の仕事道具です。予備の充電器やバッテリーも準備すると安心です。
変換プラグと電源タップ	旅行先の電圧やコンセント形状に対応するための変換プラグを用意します。
プレゼンテーション用レーザーポインター	発表時に役立ちます。
モバイルWi-Fiや国際ローミング	研究発表や学会情報の確認に必要です。海外でのWi-Fi利用については「海外出張時のネット環境に満足していますか？」もぜひご参照ください。

医薬品

常備薬や必要な処方薬、風邪薬や胃腸薬を携帯します。
また機内は乾燥しますので、飴やマスクを利用するのもお勧めです。

健康保険証

海外旅行保険の証書や緊急連絡先を持参します。

たびレジ登録

「たびレジ」は、外務省からの最新の安全情報を日本語で受信できる無料サービスです。出発前に登録することをお勧めします。

TRiP-Aでは、海外航空券のご予約時に「たびレジへの登録を希望する」を選択された方に、代行登録サービスを無料でおこなっています。詳細は「たびレジ代行登録サービス」をご覧ください。

名刺	ネットワーキングの機会が多いため、十分な数の名刺を持参します。
ノートとペン	学会中のメモや連絡先の記録に役立ちます。出入国カードや税関申告書を記入できるように、ペンは機内持ち込み手荷物に入れておくと便利です。
スーツやビジネスカジュアル	発表やネットワーキングイベントに適した服装を選びます。国際学会では講演だけでなく、バンケットやエクスカーション（日帰り旅行）などのソーシャルイベントに参加する機会もありますので、その場に応じた服装があると快適に過ごせます。

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リハーサル	出発前にプレゼンテーションのリハーサルを行い、時間配分を確認します。
発表資料のチェック	スライドの誤字脱字や、視覚的にわかりやすい構成になっているか再確認します。
質問対策	想定される質問とその回答を準備し、スムーズな対応を心がけます。

学会スケジュール	開催時間や場所、参加予定のセッションを確認します。
現地の交通手段	空港から宿泊先までのアクセス方法や、会場への移動手段を調べておきます。学会側で送迎サービスを用意していることもありますので、ホームページ等で確認しておくとよいでしょう。