海外出張における科研費の使用ルール

科研費で出張する際には、出張手配の前に支出可能な範囲について確認しておくことが大切です。

科研費の旅費に関連した使用ルールを見る限り、大抵の場合は「各研究機関の規定に従う」とありますので、科研費だからと言って特別に心配する必要はありません。ただし、科研費用務以外の用務を含めて出張する場合や、年度をまたいで出張する場合などには注意する必要があります。

以下は、科研費FAQ（令和6年6月版）からの抜粋になります。（出典元の詳細は、このページの下に掲載いたします。）

Q　ビジネスクラスは使用できますか？

A　各研究機関の規定に従っていれば可能です。（出典：Q4431）

Q　宿泊費の上限はありますか？

A　各研究機関の規定に従ってください。（出典：Q4431）

Q　海外旅行保険料や査証代に使用してもいいですか？

A　研究遂行上、必要であれば支出可能です。（出典：Q4441）

Q　キャンセル料は支出できますか？

A　当該研究課題の研究遂行に直接必要なものであれば支出可能です。（出典：Q4432）

Q　搭乗券の半券は必要ですか？

A　各研究機関の規定に従ってください。（出典：Q4433）

Q　科研費での出張中に他の用務を行ってもよいですか？

A　科研費用務以外の用務に使用することはできませんが、他の研究費から支出する分には問題ありません。（出典：Q4438）

Q　年度をまたいだ出張に全額支出できますか？

A　科研費の区分（補助金分/基金分）により異なります。「補助金分」は単年度予算のため、年度をまたぐ出張の場合は当該年度分のみ支出可能です。「基金分」は年度の制約はありません。（出典：Q4439）

Q　科研費が不足する場合は、他の経費で補填してもいいですか？

A　科研費用務で、合算使用の制限の例外に該当していれば可能です。（出典：Q4437、Q41051）

Q　マイルを加算してもいいですか？

A　各研究機関の規定に従ってください。（出典：Q4440）

科研費の出張手続書類

当社に出張手配をご依頼いただいた場合は、見積書、請求書、領収書などの出張手続書類を無料で作成いたします。

例えば、年度をまたぐ出張の場合、往復航空券代を往路と復路に分割して作成することも可能です。また、出張中に別用務を行う場合、その区間を除いた旅費での書類作成など、柔軟に対応いたします。急な変更や追加にも迅速に対応いたしますので、安心してご利用ください。

出典：科研費FAQ　令和6年6月版

科研費FAQの中で、旅費の使用に関連した項目を以下に抜粋します。
出典元リンク：https://www.jsps.go.jp/file/storage/kaken_faq/kakenhi_faq.pdf

【Ｑ４４３１】 旅費の単価などの定めはありますか？
【Ａ】 科研費では旅費、謝金などの単価や基準を定めていないため、各研究機関で定める単価に則って判断していただくことになります。例えば、次のような事例についても、各研究機関の規定に従っていれば支出することが可能です。
・旅費の算出の出発地を所属機関ではなく自宅所在地とすること
・日当、宿泊料を国の基準よりも高くすること
・ビジネスクラス、グリーン料金を支出すること

【Ｑ４４３２】 旅費の支給の対象について制限はありますか？
【Ａ】 科研費については、当該研究課題の研究遂行に直接必要なものであれば支給の対象について制限はありません。例えば、以下のようなものへの支出も可能ですが、研究代表者や研究分担者は、その経費使用に関する判断や使途に関する説明責任を負うことになります。
・大学院生が行う出張
・海外出張等に係る見積書の作成経費
・出張が中止となった場合のキャンセル料
・海外出張の際の支度料

【Ｑ４４３３】 「出張依頼書」、「出張報告書」等の様式は定められていますか。また、出張旅費の証拠書類として、航空券の半券を徴しておく必要がありますか？
【Ａ】 科研費独自の定めはありません。出張旅費の証拠書類に関しては、研究機関として 科研費の管理について説明責任を果たせるよう、適切なものを研究機関で定め、徴するようにしてください。

【Ｑ４４３８】 複数の用務を兼ねて出張する場合に、経費の支出を分けることができますか？
【Ａ】 例えば、前半と後半の用務に分けて、往路の旅費と一部の宿泊費、復路の旅費と一部の宿泊費のように分けて、異なる研究費から支出することは可能です。

【Ｑ４４３９】 年度をまたいでの出張を行う場合に、科研費から旅費を支出できますか？
【Ａ】 科研費（補助金分）にあっては、年度をまたぐ旅費のうち当該年度分を支出することはできますが、次年度に係る出張の経費を、前年度の補助金から支出することはできませんので注意してください。一方、科研費（基金分）にあっては、年度をまたぐ支出について制約はありませんので、旅費を年度によって分けて支出する必要はありません。

【Ｑ４４４０】 科研費から支出する出張でマイルを取得することは可能ですか？
【Ａ】 科研費制度として定めた規定はありませんので、研究機関の規定に基づき、取得可能か不可能か判断してください。

【Ｑ４４４１】 海外への出張に係る海外旅行傷害保険料、査証（ビザ）の申請料や予防接種等を科研費から支出することは可能ですか？
【Ａ】 研究遂行上、必要であれば支出可能です。ただし、例えば、保険料においては、契約に当たって適正な掛け金となっているかなど、過度に高額な支出にならないように留意することが必要です。

【Ｑ４４３７】 年度末に科研費用務で出張に行く計画がありますが、大学の旅費規程に基づく出張旅費を支出するだけの科研費が残っていない場合に、出張することができますか？
【Ａ】 補助事業を遂行するためのものであって、合算使用の制限の例外に該当する場合であれば、他の経費を加えて、出張することは可能です。

【Ｑ４１０５１】 合算使用制限の例外として認められる場合とはどのようなケースでしょうか？
【Ａ】 合算使用制限の例外が認められるのは以下の四つの場合です。

1. 直接経費に、使途に制限のない他の経費を加えて補助事業に使用する場合
2. 直接経費と使途に制限のある他の経費（科研費以外）を加えて、他の用務と合わせて１回の出張を行う場合や、他の用途と合わせて１個の消耗品等を購入する場合などに、補助事業に係る用務や、補助事業に用いる数量分を明らかにした上で使用する場合
3. 直接経費に他の科研費を加えて、各事業の負担額及び算出根拠を明らかにした上で、補助事業に使用する場合
4. 直接経費に、共用設備の購入が可能な制度の経費を加えて、各事業の負担額及び算出根拠を明らかにした上で、共用設備を購入する場合