請求書払い（業者払い）とは？

請求書払いとは、出張する研究者本人が旅費を立て替えずに、所属する大学や研究機関が直接支払いを行う方法です。出張者にとっては、旅費を事前に立て替える必要がなくなり個人の経済的負担が軽減されると同時に、返金手続きを行う必要がなくなるため出張にかかる事務手続きを簡素化できるというメリットがあります。

請求書払いのニーズが増えている背景

旅費の高騰

昨今の物価上昇や円安の影響により、海外航空券や宿泊費などの旅費が高騰しています。そのため、研究者が旅費を立て替えることの負担が一層大きくなっています。

インボイス制度の開始

2023年10月から導入されたインボイス制度により、大学や研究機関としては業者が発行する適格請求書（インボイス）による経理処理を行いたいと考えています。出張者がクレジットカードで立て替えた場合、そのクレジットカード明細は適格請求書（インボイス）として認められないため、経理処理が複雑化する問題があります。

請求書払いのメリット

出張者の経済的負担の軽減

海外出張の際、旅費を事前に立て替える必要がなくなります。これにより、出張が重なる場合でも、研究者の個人資金に対する負担が軽減されます。
返金までの時間差が解消されるため、個人のキャッシュフローに対する圧迫がなくなります。

事務手続きの負担軽減

クレジットカードの明細を提出する必要がなくなり、手続きが簡素化されます。
経費精算のプロセスがスムーズになり、事務手続きにかかる時間と労力が大幅に削減されます。

効率的な経費管理

請求書払いを導入することで、大学の経費管理が一元化され、効率的に行えます。また、インボイス制度に対応した適格請求書を使用することで、消費税の仕入税額控除が確実に行えるため、大学の税務処理が円滑になります。

一般の旅行予約サイトでは、なぜ請求書払いができないのか

多くのオンライン旅行予約サイトでは、請求書払いに対応していないことが一般的です。ここだけの話ですが、旅行予約サイトが請求書払いに対応していない（できない）理由には、旅行業界ならではの事情もあります。

まず、請求書払いを提供するためには顧客の信用調査や支払い状況の管理が必要で、これには追加の運用コストとリスク管理が伴います。また、請求書払いはキャッシュフローにも影響します。

薄利多売で利益を出す旅行予約サイトにとって、僅かなコストの増加や支払いの遅れが企業運営のリスクに直結することになるのです。