日本に入国する際、特定の国・地域の国籍を有する外国人は査証（ビザ）が必要です。特に国際学会の参加者にとって重要な書類と手続きは以下の通りです。

日本ビザが免除される国・地域

日本にビザ無しで入国できる国・地域のリストは、外務省：ビザ免除国・地域（短期滞在） にて確認することができます。
※ここで言う「国・地域」とは、居住国ではなく国籍となります。

学会参加に必要なビザの種類

国際学会への参加を目的として来日する場合、最も適当なビザは短期商用ビザ（シングル）となります。

日本側（会議主催者）が準備する書類

ビザ申請書類として、日本の主催者側で準備が必要なものは主に次の通りとなります。

• 招聘理由書
• 身元保証書
• 滞在予定表
• 招聘機関に関する資料

ビザ書類の送付方法

日本側が発行する書類は基本的にコピーで良いことになっていますので、メール（PDF）で納品します。ただし、現地大使館/領事館が求める場合は原本を郵送する必要があります。

ビザ申請

ビザ申請自体は日本側で代行することはできませんので、主催者が発行した書類および申請者本人が準備する書類をすべて揃えたうえで、申請者が現地の日本大使館/領事館にて申請を行います。
ビザ発行までには通常5営業日程度を要しますが、申請する大使館/領事館によりすぐにアポイントが取れないケースなどもあり、時間には余裕をもって申請を行うことが大切です。

関連サイト：外務省：ビザ

国際学会の主催者である先生方に代わり、当社が招聘理由書やその他の必要書類を作成・発行するサービスです。これにより、招聘人としての業務負担を大幅に軽減し、学会の準備や運営に集中できるようサポートします。

サービスの特長

申請人からの情報収集

ビザ書類の作成には、申請人の氏名や生年月日のほか、日本滞在予定をヒアリングする必要があります。直接申請人とやり取りし、必要な情報収集を行います。

ビザ書類の作成

外務省フォーマットに沿って招聘理由書、身元保証書などの書類を専門スタッフが迅速かつ正確に作成します。最新のビザ申請要件に基づき、主催者側で発行が必要な全ての書類を準備します。

不審な申請のチェック

残念ながら、日本で開催される国際学会をターゲットにしたビザの不正申請が増加しています。これまでのサポート経験により、不正申請の可能性がある場合は事前に主催者にお知らせします。

当社のサービスでは、これらの書類作成を迅速かつ正確にサポートし、ビザ申請がスムーズに進むようお手伝いいたします。日本で国際学会を主催する際のビザ手続きでお困りの方は、ぜひ当社の「日本ビザサポートサービス」をご利用ください。詳しい内容やご相談については、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。