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海外学会でのポスター発表:ポスターを預入手荷物にするか機内持ち込みにするか?

海外出張のヒント

海外学会でのポスター発表は、研究成果を発表する絶好の機会です。しかし、ポスター(特にA0サイズの大きなもの)を安全に運ぶ方法については、多くの研究者が悩むところです。ここでは、飛行機でポスターを運ぶ際に「預入手荷物」とするか「機内持ち込み」にするかについて、それぞれの利点と注意点を解説します。

預入手荷物にする場合の利点と注意点

利点
  • 移動が楽になる: 大きなポスターを機内に持ち込むと、他の荷物と合わせて運ぶのが大変です。預入手荷物にすることで、身軽に移動することができます。
注意点
  • 破損や紛失のリスク: 預入手荷物は他の荷物と一緒に扱われるため、破損や紛失のリスクがあります。
  • 追加料金の発生: スーツケースなど他に預ける荷物がある場合、2個目の荷物から有料になる場合があります。利用する搭乗クラスや航空券について、無料で預けられる荷物の個数を確認しておきましょう
おすすめの対策
  • 頑丈な筒に収納: 潰れにくい素材の筒を利用しましょう。
  • 予備のポスターを持参: もう1枚の予備を折り畳んで機内持ち込みにすれば、最悪のケースでも「ポスターが無い」という事態は避けることができます。現地到着から発表までに時間があるなら、USBやクラウドにデータを保存し、現地で印刷できるように備えておくと安心です。

機内持ち込みにする場合の利点と注意点

利点
  • ポスターの管理がしやすい: 自分の手元で管理できるため、安心感があります。紛失すると学会発表に支障が出るポスターなどの場合は、特に重要なポイントです。
注意点
  • 手荷物のサイズ制限: 航空会社によっては、手荷物のサイズや重量に厳しい制限があります。A0サイズのポスターが入る適切な筒を用意し、航空会社の規定を確認してください。
  • 機内での保管場所: 機内の限られたスペースで、ポスターの置き場所を確保するのが難しい場合があります。荷物棚や座席下に入らない場合、乗務員に相談して安全な場所に保管してもらうことが必要です。
おすすめの対策
  • 航空会社の規定を事前確認: 航空会社ごとに異なる規定を事前に確認し、手荷物として持ち込む場合のサイズや重量を把握しておくことが重要です。
  • 窓側の座席を指定: 窓側の座席であれば、自分と壁の間に筒を置くことができます。どこにも預けず自分の目の届くところで保管したい場合にはおすすめです。
  • 布に印刷する: ポスター自体を紙ではなく布に印刷すれば、折り畳んで持ち運ぶことが容易になります。現地到着後、アイロンを利用するか、湿度を上げたバスルームに吊り下げるなどして早めに畳み皺を取るようしましょう。

機内への持ち込みは可能なのか?

国土交通省の資料「機内持込み・お預け手荷物における危険物の代表例 」のなかで、「ポスター・掛け軸等の収納ケース」は機内持ち込みにバツ印(不可)が付けられていますが、次の注意書きが記載されています。

長さ70cm以下のものは持込可能。
紙製やプラスチック製のもの等で凶器にならないと判断された場合は70cmを超えるものであっても持込可能。

A0サイズのポスターを折らずに入れるには長さ約90cmの筒が必要になりますので、厳密な規定では「不可」、ただし航空会社の許可があれば持ち込むことができるということになるでしょう。ここで重要なのは、航空会社の判断によるという点です。チェックインカウンターでは係員に、危険物ではないこと、重要なものなので紛失しては困ること、などをしっかりと説明して理解を求めるようにしましょう。
当日の状況により「不可」と判断された場合には預入手荷物になりますので、紛失・破損した場合の備えもしておくと安心です。

海外の体験談

(インターネット上で確認できた体験談で、当社のお客様のものではありません)

  • 去年、ドイツからアメリカに飛んだ時は普通サイズのポスターチューブを持っていて、頭上の収納に入れることができたよ。でも、同僚たちはかなり大きなチューブを持っていて、乗務員がどこか前の方に置いてくれたみたい。

  • 鞄と身の回り品に加えてポスターチューブを持っていたことがあるんだ。チューブは、頭上の収納の後ろにバッグを前にして置けるし、もし窓側の席なら、足と壁の間に押し込むこともできるよ。

  • 問題があったことは一度もないよ。もしチューブにストラップがついていないなら、絶対につけることをおすすめするよ。以前、ストラップのないチューブを持って行ったら、二回も空港に置き忘れてしまってね。結局、イベントでポスターを再印刷しなければならなかったんだ。

  • 持ち込み不可と言われて、預け入れの追加料金まで取られたよ。

  • 行きの飛行機で持ち込みを断られてた挙句、ロストバゲッジになったんだ。結局、現地で印刷して何とかなったけど大変だったよ。

これらのポイントを参考にして、大切なポスターを安全に運び、学会発表を成功させましょう。